拒绝无效开会！做到这7点让会议更高效

01

会议低效的原因

本该是一场高效的会议，为什么会变的低效？会议低效的因素有哪些呢？我们一起来看一下

1. 主题不明确

没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。

2. 议程不明确

没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。

3. 参会人不明确

参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。

4. 没有主持人

未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。

5. 缺少会议记录

思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。

6. 时间不恰当

时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

7. 地点不合适

地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

综上所述，会议低效的第一个原因是会议前缺乏准备。

没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等；开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会场、开会设施、会议讨论材料、会议签到表等。会议是否能够成功，有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。

会议低效的第二个原因是会议中缺乏控制。

如主持人没有严格按照会议的议程进行；未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧；与会者相互间争吵，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象；未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象；议而不决，没有形成有效的决策。

会议低效的第三个原因是会议后缺乏跟踪。

会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！

02

如何提高会议效能

1.明确议题

一次会议只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。

会议主题

会议主题就是贯穿会议的主线，可概括为6种：

集思广益、头脑风暴  

问题讨论、产生决策

听取汇报、分配任务  

融合意见、达成共识

资讯分享、政策宣传

表彰先进、鼓舞士气

会议类型

根据会议主题我们可以把会议分为6种类型：

1. 总结会议

如全体会议；年中、年终小组会；述职会议等

2. 管理会议

如总经理办公会、部门计划会、跨部门协调会等

3. 业务会议

如研讨会、论坛会、专题会、听证会等

4. 培训会议

如技能培训会、管理培训会、拓展训练会、学习分享会等

5. 告知会议

如表彰会、纪念会、庆功会、命名会等

6. 其他特殊会议

如见面会、茶话会、团拜会、报告会等

2.清晰议程

有明确的议程及时间分配规则。有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。

3.精选参会人

会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。

4.指定主持人

无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。主持人需要营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言，同时要控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，如发现跑题，应立即予以制止，以及对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论。

5.做好会议记录

要把思想火花、最终决策、待完成事项清晰地保留下来。会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。

6.选择合适的时间

上午8-9点：心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。上午9-10点：员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间：最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点：员工进入一天中的倦怠期，这时会议往往会事倍功半。

7.选择合适的地点

会议室大小要适当。不宜过大或过小。桌椅摆放要符合会议讨论的要求。要选择安静的会议场所，同时，要选择隔音好的房间，避免影响他人或泄密。

做好以上7点，相信你也可以拥有高效的会议。赶快实操起来吧！