会员登录

  • 账号登录
  • 短信登录
获取

登录即代表您已同意《客户观察隐私政策》

登录
忘记密码?

还没有账号立即注册

注册

已有账号

欢迎您关注客户观察网

获取

我已同意并同意《客户观察隐私政策》

注册

忘记密码

请填写需要找回的账号

获取
提交

个人资料

绑定已有账号

为了更好的服务,请完善个人信息

获取

我已同意并同意《客户观察隐私政策》

注册

头像设置

请上传你的个人头像

预览

重新上传

可上传的图片格式JPG、JPEG、PNG,图片大小不超过5M

保存
首页
快看
风向标
新运营
如何成为一名优秀的投诉处理专员?

如何成为一名优秀的投诉处理专员?

  • 分类:新运营

  • 作者:

  • 来源:客户观察

  • 发布时间:2022-06-09 12:00:00

摘要:

为保证投诉处理的质量,企业会设计一定的流程,将意向投诉与升级为投诉的电话转接到专席来集中处理,投诉专席则承担了受理这些投诉的重要责任。本期来分享如何成为优秀的投诉专员。

01

成为优秀投诉专员的必备素质

1. 业务信息的充分掌握

在客服工作中,大多来电投诉用户的情绪比较激动,如果投诉专员对业务信息不能做到完全准确的传递,无疑是“火上浇油”,激化用户的不满情绪,导致处理难度加大。所以,对业务信息的完全掌握与灵活应用,是成为优秀投诉专席前的必要准备。

当然,这里所指的业务信息绝不单指自身业务范围内的知识,必须吸收更多的补充信息、外围信息,比如业内服务水平、行业动态、竞争对手的服务标准,以及用户群特征、用户阶段性的消费心理等。尽管很多时候,实际投诉处理中不一定全会用到这么多些信息,但正所谓“厚积而薄发”,只有“深厚、广博”的业务信息积累,才能更好地应对各式各样的用户。

2.典型投诉案例的集中训练和培训

要成为优秀投诉专员,还需要不断通过典型案例的培训。典型案例要有计划、精心地收集,其中以录音形式为最佳,定期开展。

培训主要包括三个阶段:

第一阶段:通过案例描述、录音回放、情境模拟将案例重现,使座席有尽可能的现场感,这一点很重要,因为对案情的融入是能够真正得到提高的基础。

第二阶段是组织培训者做深入的案情分析,培养投诉专员自我分析、解决问题的能力。

第三个阶段是在前两个阶段的基础上,制定出最佳的投诉解决方案。有时,解决方案并不是唯一的,可能需要根据不同情况、不同用户采用不同的方案,这就要求投诉专员对问题的处理具有灵活性。

02

投诉受理中现场信息的收集

细节往往才能流露出真实,在处理投诉过程中更要注意收集所有的细节。

这些细节通常包括:

哪些信息被用户重复强调了;讲到哪句话时用户语气变得更为激动了;提到什么时用户的态度得到了些许的缓和;用户是否有意回避某些问题;用户是否将某些事情夸大,夸大的原因是什么。

收集这些信息的方式主要有:

询问事实;体会用户的感觉;探询用户的真实期望。

现场信息量是很大的,从用户的语调、语速、用语都能够获取,这些信息需要座席去判断,因为有的用户喜欢通过夸大甚至编造事实来引起我们的注意。同时,要主动去体会用户当时的感受,比如有些男性用户投诉时会表现得非常气愤,这时就要给他一定的机会去发泄;有些女性用户投诉时会带有委屈,就要表现出关怀、体贴。

根据不同用户的不同感受,利用投诉现场所获得的信息有的放矢,取得好的投诉处理效果。有了对用户的了解,才更容易在与用户沟通过程中迅速找到他们的感觉,捕捉到有价值的现场信息。

03

投诉专席要有明确的投诉处理目标

1. 分析和建立假设目标

这是一个判断与分析判断,进而做出分析并解决问题的过程。在与用户沟通中,利用所收集到的现场信息,投诉专员需要敢于假设用户的期望,同时利用更多的信息来判断这个假设的期望是否准确,一旦确认用户的真实期望,便努力帮助其去达成。通过这样一个过程,逐步锁定用户所关注的问题,找出解决办法。

2. 以“双赢”意识与用户共同达成目标

投诉处理更要以用户满意为目标。优秀的投诉座席,要与用户有“双赢”的思想,要将用户满意与维护公司利益同时作为目标。通过每一次的投诉处理,变投诉为机遇,变用户不满意为满意;通过每一次投诉处理,建立用户对公司产品或服务品质的信心,这才是优秀投诉席应有的双赢思想。

04

投诉专员需要对事更要对人

对于激动型用户,表达同理心显得非常重要。座席代表有两个空间,一个是业务空间,另外一个是个人空间,用户同样也有这样两个空间。

在处理投诉时,我们的空间需要随着用户空间的变化而变化。如果正在气头上,这里他的个人空间使得他只想把话说完,把气消掉,得到理解与体谅。这时,如果投诉专席还一味地与他理论业务上的事情,是不可能得到好的效果的,我们必须同样在个人空间里与他沟通。这样,在个人空间里与用户拉近了关系,更有利于业务空间问题的解决。

05

投诉专席要能够控制自身情绪

要成为优秀的投诉专席,在具备了上面的技能后,还需要在实际工作过程中不断调整自己的心态,以积极的心态面对每一天充满挑战的工作。由于工作内容与性质的特殊性,决定我们每天都要承担着巨大的心理压力,面对这些压力,首先要能够控制自己的情绪,然后才能在此基础上去控制用户的情绪。

最有效的方法还是自我调节,永远记住一点,工作是工作,生活是生活,不要将工作的情绪带入到生活当中,激情工作,开心生活。佛教有句话是这样说的:“开悟之前,砍柴挑水;开悟之后,砍柴挑水”,同样是砍柴挑水,开悟前后的心态肯定不同,产生的最终效果也一定是不同的。

以最佳的心态面对投诉处理工作,成为职业的、专业的投诉专席,在客户服务工作的前沿阵地上,为保户增户贡献自己的一份力量。